Prawa ręka prezesa, bez której nie byłby w stanie zorganizować swojego planu dnia, wszystkich spotkań, wizytacji i rozmów z pracownikami to sekretarka. Na jej barkach spoczywa odpowiedzialność za synchronizację różnych działań wykonywanych przez pracodawcę. Umawia spotkania, planuje wyjazdy służbowe, uczestniczy w nich w charakterze osoby notującej najważniejsze kwestie. Nie każda osoba zostanie dobrą sekretarką i co ciekawe, niekoniecznie będzie to kobieta, choć myślenie na temat tego zawodu jest zwykle stereotypowe.

Cechy dobrej sekretarki

Idealna kandydatka czy kandydat na sekretarkę powinien odznaczać się zestawem cech przydatnych do wykonywania pracy na takim stanowisku. Wśród nich można wymienić:

Znajomość języków obcych

Standardem jest w dzisiejszych czasach wymóg posiadania komunikatywnej znajomości języka angielskiego, ale zwykle dobra sekretarka powinna oferować pracodawcy znajomość i innych języków obcych – niemieckiego, francuskiego, hiszpańskiego czy włoskiego. Najlepiej, aby sekretarka znała perfekcyjnie język obcy kraju, z którym interesy prowadzi firma. Wtedy nie byłoby potrzeby zatrudniania na spotkania i negocjacje zewnętrznego tłumacza. Sekretarka przygotowywałaby również korespondencję w języku obcym i prowadziła telefoniczne rozmowy. Ważne jest, aby znajomość języka obcego była potwierdzona odpowiednimi certyfikatami lub dyplomami, choć potencjalny pracodawca sekretarki może to sprawdzić, przeprowadzając rozmowę kwalifikacyjną w języku obcym.

Dobra organizacja pracy

Sekretarka powinna być osobą perfekcyjnie zorganizowaną, która ma zaplanowany cały dzień i może w ten sam sposób podejść do organizacji czasu pracy swojego pracodawcy. Dobra organizacja pracy przejawia się w nieodkładaniu niczego na później i wykonywania prac zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem, choć należy sobie pozostawić pewien margines czasowy błędu.

Dobra obsługa komputera

Komputer to narzędzie pracy sekretarki i powinna ona odznaczać się znajomością różnych programów komputerowych, m.in. edytorów tekstu. Pożądana będzie znajomość pakietu MS Office, w szczególności Word, Excel, czy Power Point. Przy ich użyciu może tworzyć teksty, tabele z obliczeniami, zestawienia liczbowe wraz z wykresami, czy prezentacje multimedialne.

Przyszła sekretarka może sprawdzić, jak szybko potrafi pisać na klawiaturze komputera za pomocą programu komputerowego. Jego zasadę działania opisuje filmik:

Oprócz tego sekretarka nie powinna mieć problemów w wyszukiwaniu pożądanych informacji za pośrednictwem sieci internetowej.

Umiejętność obsługi urządzeń biurowych

Obsługa urządzeń kopiujących, skanera czy faksu to podstawowe umiejętności, jakimi powinna odznaczać się każda osoba kandydująca na stanowisko pracy sekretarki. W toku wykonywania swoich obowiązków zawodowych bez wątpienia będzie musiała z nich korzystać, dlatego dobrze by było, aby była z nimi zaznajomiona.

Dyspozycyjność

Praca sekretarki nie jest ograniczona sztywno przez ramy czasowe. Często prezes czy menadżer, z którym pracuje, wymaga jej obecności na spotkaniach biznesowych, kolacjach z kontrahentami i podczas delegacji czy podróży służbowych. Dlatego dyspozycyjność i możliwość pracy w różnych godzinach będzie atutem kandydatki na dobrą sekretarkę.

Punktualność

Nie tylko w pracy w charakterze sekretarki przydaje się punktualność, ale i na wielu innych stanowiskach pracy. Sekretarka nie może się jednak spóźniać, ponieważ w ten sposób wyraża swój brak kompetencji do zajmowania tego stanowiska.

Odporność na stres

Sekretarka w wielu przypadkach musi umieć sobie radzić ze stresem, na jaki narażona jest w pracy. Może się okazać, że ma tylko kilka godzin na przygotowanie obszernego raportu. Praca pod presją czasu nie powinna być dla niej problemem, ponieważ może to zdezorganizować nie tylko jej pracę, ale i wykonywanie obowiązków przez prezesa firmy.

secretary 2199013 640

Bardzo dobra pamięć

Szereg spotkań, wizyt, konieczność dokonania płatności, przypomnienie o targach i wystawach – wszystko to musi mieścić się w pamięci sekretarki i nie może o niczym zapomnieć. To ona jest „dodatkową” pamięcią dla szefa. Może ją wspierać wpisami w notesie i w kalendarzu, albo w programie komputerowym, ale dobra pamięć to na pewno podstawa w pracy sekretarki.

Odpowiedzialność

Sekretarka odpowiada za terminowość spotkań, za odpowiednie przygotowanie ważnych materiałów, raportów, zestawień czy statystyk, dlatego musi podchodzić do swojej pracy z pełną odpowiedzialnością i traktować ją poważnie. Nie może zlekceważyć swoich obowiązków, ponieważ mogłoby to doprowadzić do katastrofy biznesowej.

Systematyczność

W pracy sekretarki bardzo przydatną cechą charakteru jest systematyczność w dopełnianiu obowiązków zawodowych. Dzięki temu nie będzie zaległości, a sekretarka o niczym ważnym nie zapomni. Będzie na bieżąco wypełniała złożone na jej barki zadania.

Sekretarka powinna być osobą kompetentną, pewną tego, co i kiedy ma robić, będąc w pracy. Click To Tweet

Jej systematyczność, odpowiedzialność i doskonała pamięć pozwolą na rzetelne wykonywanie obowiązków zawodowych. Wiele cech sekretarka powinna mieć wrodzonych, np. odporność na stres. Innych może się nauczyć w toku pracy w firmie.

Przeczytaj poprzedni wpis:
Jakie zdolności interpersonalne są cenione u asystentek?

Sekretarka pracuje w sekretariacie i zajmuje się organizacją czasu pracy swojego szefa, obsługą osób pojawiających się w firmie, a także...

Zamknij