Podstawą rozładowania pracy w każdej firmie jest odpowiednie przekazywanie mniejszych i bardziej szczegółowych zadań w dół drabinki pracowniczej hierarchii. Praca w sekretariacie jest pracą biurową, która należy do stanowisk średniego szczebla. Pracownicy tej kategorii wykonują swoją pracę głównie przy użyciu komputera i innych nowoczesnych urządzeń biurowych. Omawiając zakres pracy jaki przysługuje pracownikom sekretariatu, można powiedzieć, że osoby zajmujące stanowiska sekretarskie, wykonują czynności zapewniające sprawną pracę sekretariatu i związanych z nim zadań. Ponadto, zajmują się oni nadzorowaniem przepływu informacji, wewnątrz i na zewnątrz jednostki, w której pracują. Ze względu na zalety jakie wynikają z tej części firmy, stanowisko sekretarskie tworzone jest w większości przedsiębiorstw, zarówno prywatnych, jak i państwowych oraz w urzędach administracji publicznej, takich jak na przykład uczelnie prywatne i państwowe. Różne są kategorie pracy jakie określają ludzi parających się tym zawodem. Osoby, wykonujące prace w sekretariacie zajmują zazwyczaj stanowisko: sekretarki, sekretarza, sekretarza-asystenta, oraz, najbardziej teraz popularne, asystenta i asystentki. Ich praca polega na pośredniczeniu w kontaktach pomiędzy przełożonym a pracownikami firmy, a także pomiędzy jej kontrahentami i klientami.
Ważnym elementem wpływającym na istotność pracy wykonywanej przez sekretariat jest to, że osoby zajmujące stanowiska sekretarskie to pracownicy najściślej współpracujący ze swoim przełożonym. W zakresie ich kompetencji należy przygotowywanie materiałów istotnych z punktu widzenia doraźnych jak i długodystansowych zadań, związanych z różnego rodzaju spotkaniami i naradami, wyjazdami służbowymi, a także ich organizacją. Ludzie pracujący w sekretariacie są osobami, które zwykle jako pierwsze mają kontakt z klientami i kontrahentami. Wiąże się to z wymaganiami posiadania odpowiednich umiejętności. Dlatego oprócz różnego rodzaju umiejętności organizacyjnych i związanych ściśle z wykonywaną przez nich pracą, muszą posiadać szereg tzw. umiejętności miękkich, koniecznych przy kontaktach interpersonalnych.
Czego można oczekiwać od osób, które pracują w środowisku sekretariatu? Przede wszystkim, od osób zatrudnionych na tego typu stanowiskach, wymaga się wysokiej kultury osobistej – stanowią w przecież wizytówkę instytucji, w której pracują, bowiem stoją na pierwszej linii kontaktu między kontrahentami a naszym przedsiębiorstwem. Ponadto, muszą być świadomi zasad komunikacji werbalnej i niewerbalnej, oraz konsekwencji wypływających ze stosowania różnych technik poprawiających komunikację międzyludzką. Do tego oczywiście dochodzi odpowiedzialność za podejmowane decyzje, a ze względu na trudności wynikające z charakteru pracy, również odporność na stres. Nie bez znaczenia jest również systematyczności oraz dokładności w realizacji powierzonych zadań czy znajomość zasad negocjacji i asertywności.
Różne są zadania należące do członków sekretariatu. Jednym z nich jest segregacja pism. Do sekretariatu wpływa korespondencja o różnym charakterze, a segregacja pism jest jednym z obowiązków asystenta zarządu. Dokumenty, które trafiają do biura można podzielić na kilka rodzajów i kryteriów. Przy podziale dokumentów wyróżnia się następujące kryteria, takie jak treść, np. informująca o danej sprawie, forma, np. formularz, posiadające termin załatwienia, takie jak pilne czy terminowe itd., obiegowe – przychodzące z zewnątrz, pozostające w obiegu wewnątrz firmy, wysyłane na zewnątrz czy też rodzaj pisma jak np. wniosek. Co do rodzaju pism, dzielimy je na dokumenty o charakterze informacyjnym i przekonywującym. Te pierwsze dostarczają adresatowi danych dotyczących określonej sytuacji, sposobu jej realizacji i nie nakłaniają go do podjęcia decyzji. Te drugie natomiast są sformułowane w ten sposób, aby używane były odpowiednie argumenty w celu zbliżenia adresata do toku myślenia nadawcy, tak aby przekonać go o słuszności podjęcia decyzji, którą sugeruje mu nadawca. Do tego typu dokumentów zaliczamy np. reklamacje, wnioski, etc. W redagowaniu pism pomaga firmowy blankiet korespondencyjny, posiadający nadruki porządkujące całe pismo, gdzie poszczególne elementy mają stałą pozycję. Rodzaje blankietów określa PN-76/P.-55315. Specjalne blankiety firmowe są opracowywane przez firmy aby pomóc zdobyć zaufanie klienta. Istotna jest również umiejętność odpowiedniej pracy o charakterze recepcjonisty – do tego typu zadań sekretariatu należy odpowiednie przyjmowanie gości i klientów i odpowiadające im posiadanie umiejętności miękkich. Ponieważ na ogół pierwszy, bezpośredni kontakt klienta lub kontrahenta następuje w sekretariacie i pierwszą osobą, która go przyjmie, jest sekretarka lub sekretarz, to zadania recepcyjne są tymi, które rzutują na postrzeganie firmy przez klienta lub kontrahenta. To właśnie pierwsze wrażenie kształtuje często wyobrażenie o firmie. Do pozostałych zadań można zaliczyć przyjmowanie interesantów. Należy to do funkcji recepcyjnych sekretariatu, bowiem w kontaktach z klientami osoba zatrudniona w sekretariacie powinna być taktowna, grzeczna i uprzejma, czyli być w stanie stworzenia przyjaznej atmosfery. Taka osoba musi umieć wytwarzać atmosferę życzliwości i sprawiać wrażenie zainteresowania sprawami interesanta. Ze względu na priorytet zgłaszanych spraw, część próśb interesantów jest załatwianych przez sekretariat, a w sprawach ważniejszych – interesanci umawiani są z szefem. Interesantów na ogół umawia się z szefem na określony dzień i godzinę. Jedynie w sprawach bardzo pilnych można spróbować zorganizować natychmiast spotkanie szefa z interesantem. Jeżeli w sekretariacie zjawia się interesant, jest on witany przez obecną osobę.
Oczywiście powyższy artykuł nie wyczerpuje mnogości zadań członków sekretariatu. Do ich zadań należy również odpowiednie prowadzenie rozmów telefonicznych czy też sprawowania kontroli nad różnorakimi terminami wypełnienia zadań o różnym stopniu ważności. Sekretariat to istotne z punktu widzenia każdego przedsiębiorstwa miejsce. Stanowi punkt rozładowania mnogości zadań i planowania różnorodnych spotkań, kontroli nad dokumentami czy innych, równie istotnych spraw.
