Sekretarka pracuje w sekretariacie i zajmuje się organizacją czasu pracy swojego szefa, obsługą osób pojawiających się w firmie, a także przygotowywaniem wszelkiego rodzaju raportów czy zestawień. Asystentka natomiast ma nieco inny zakres kompetencji. Powinna być „prawą ręką” szefa, pomagać mu zwłaszcza przy spotkaniach biznesowych oraz przy umawianiu wizyt kontrahentów. Jakie zdolności interpersonalne powinna posiadać zarówno sekretarka, jak i asystentka, aby w doskonały sposób wypełniać wszystkie nakładane na nią obowiązki zawodowe?
Zdolności interpersonalne – które potrzebne asystentce
Oprócz wiedzy, wykształcenia, kompetencji zawodowych i doświadczenia w pracy w charakterze sekretarki czy asystentki, osoba aspirująca na takie stanowisko pracy powinna charakteryzować się zestawem ważnych cech interpersonalnych. Takie zdolności pozwalają jej na dopełnianie wszystkich obowiązków z łatwością i sprawiają, że staje się ona odpowiednią osobą na danym miejscu w firmie. Wśród ważnych zdolności interpersonalnych w pracy asystentki należy wymienić:
Umiejętność nawiązywania kontaktów
Zdolności interpersonalne dotyczą przede wszystkim nawiązywania, utrzymywania i pielęgnowania kontaktów międzyludzkich. Sekretarka powinna być otwarta na ludzi, empatyczna, potrafić się ze wszystkimi „dogadać”. Umiejętność nawiązywania kontaktów z innymi na tym stanowisku to nieoceniona pomoc przy pracy asystentki.
Umiejętność słuchania
Aktywne słuchanie polega na tym, że nie tylko słyszymy, co się do nas mówi, ale też potrafimy zrozumieć przekaz i intencję naszego rozmówcy oraz przeanalizować jego wypowiedzi. W dzisiejszych czasach umiejętność słuchania powinna być cechą obowiązkową u sekretarki, która prowadzi codziennie wiele rozmów – na żywo, przez telefon oraz z wykorzystaniem sieci internetowej i komunikatorów.
Umiejętność nadawania
Komunikacja jest procesem dwustronnym, dlatego z jednej strony asystentka powinna umieć słuchać rozmówcę – kontrahenta, klienta, potencjalnego inwestora, a z drugiej odpowiadać na jego pytania w sposób zrozumiały, z wykorzystaniem branżowego słownictwa, właściwego dla danej firmy. Umiejętność nadawania jasnych, jednoznacznych komunikatów również jest sztuką do opanowania dla sekretarki.
Umiejętność przemawiania
Asystentka jako „prawa ręka szefa” przygotowuje raporty i zestawienia, które później może omawiać na spotkaniu biznesowym, podczas spotkania z pracownikami czy udziałowcami firmy. Umiejętność przemawiania tak, aby skupić na sobie pełną uwagę słuchaczy, jest przydatna i można ją doskonalić także w toku wykonywania swojej pracy zawodowej.
Negocjacje
Branie udziału w negocjacjach biznesowych i handlowych to jeden z elementów pracy asystentki. Powinna znać podstawowe techniki negocjacyjne i wspomagać swoją wiedzą i umiejętnościami swojego szefa, o ile jest ona dopuszczona do takich kwestii.
Asertywność
Wbrew pozorom nie można utożsamiać asertywności tylko z odmawianiem. Mówienie „nie” jest trudną sztuką wyborów pomiędzy dobrem swoim, cudzym, a całej organizacji. Asertywna sekretarka nie wpuści namolnego klienta do gabinetu swojego szefa, ale odmówi mu stanowczo, choć grzecznie.
Adaptacja społeczna
Asystentka pracuje nie tylko w biurze, ale również może uczestniczyć w negocjacjach w innych firmach, być obecna u boku prezesa na targach, wystawach i podczas innego rodzaju wydarzeń związanych z działalnością przedsiębiorstwa. Dlatego jej zdolność adaptacji społecznej i odnalezienia się w każdej sytuacji z odwagą i pewnością siebie, to atuty idealnej asystentki.
Zdolność do rozwiązywania konfliktów i problemów
Szef może zarządzać dużą grupą pracowników, a asystentka stoi w zasadzie na pierwszej linii pomiędzy podwładnymi a prezesem przedsiębiorstwa. Czasem więc to na jej barkach będzie spoczywała odpowiedzialność za rozwiązywanie konfliktów, mediację pomiędzy stronami i zażegnanie trudnej sytuacji.
Zarządzanie przekazem werbalnym i niewerbalnym
Na spotkaniach, w negocjacjach, podczas wygłaszania przemówień – w każdej z tych sytuacji przekaz werbalny asystentki powinien być ściśle dobrany do przekazu niewerbalnego, czyli mowy ciała. Sekretarka powinna synchronizować mowę werbalną i niewerbalną, dając odbiorcom jasny i jednoznaczny przekaz.
Dobra asystentka ma nie tylko znać języki, mieć wykształcenie wyższe i szeroką wiedzę na temat organizacji czasu pracy. Click To TweetPowinna także odznaczać się wrodzonymi lub wyuczonymi zdolnościami interpersonalnymi, które mogą uczynić z niej idealną pracownicę i nieocenione wsparcie dla szefa firmy.
